Un PMS (Property Management System) è un software che offre alti livelli di garanzia sulla sicurezza dei dati e sulla privacy, e gestisce tutte le aree strategiche dell’hotel con un unico database centralizzato, utilizzato nel settore alberghiero per rendere la fase di gestione dell’ospite più fluida e smart, dalla prenotazione fino al check out, con archiviazione dati compresa.
L’utilizzo del gestionale alberghiero è presente nel mondo lavorativo da più o meno 20 anni, anche se non omogeneamente distribuito su tutto il territorio poiché molte strutture alberghiere a conduzione familiare (e non) non ne hanno interiorizzato l’utilizzo, prediligendo una gestione “classica” dell’hotel. Ciò nonostante, la conoscenza pratica di un PMS è una delle qualità più richieste nella ricerca di futuri candidati da parte delle strutture alberghiere.
Esistono diversi tipi di PMS, che vengono selezionati in funzione alla mole di lavoro che l’hotel in questione deve gestire: viene infatti scelto considerando soprattutto la grandezza della struttura e la quantità di camere di cui essa dispone. I più usati sono Fidelio Opera, Leonardo, Hotel2000, protel, hotel 5 stelle. I gestionali come quelli sopra elencati danno la possibilità, per esempio, ai vari reparti di comunicare tra di loro, da qualsiasi dispositivo, creare profili e personalizzare esperienze basate sulla storia ospite e delle sue richieste e preferenze: il tutto dedito a rendere l’esperienza Live-In del cliente il più intensa possibile. Inoltre si può interfacciare con varie piattaforme online, per far arrivare direttamente dalla rete le prenotazioni sul PMS. Se usato in modo corretto, e in tutte le sue funzionalità, può essere lo strumento per una strategia Hotel Marketing mirata all’incremento delle vendite, abbattimento dei costi ed analisi dei ricavi effettivi.
Che cosa è un PMS? In sostanza è una piattaforma aziendale per la gestione delle attività operative della distribuzione che offre tutte le funzionalità di next-generation di cui necessitano gli hotel per assicurare ai clienti esperienze di livello superiore e migliorare la loro efficienza professionale.
Le funzioni principali di un gestionale PMS riguardano:
-il fatturato dell’azienda
-periodo di soggiorno medio
-capire attraverso quali canali ottengo il maggior numero di prenotazioni
-calcolare la tariffa media di vendita
-il guadagno maturato per un determinato periodo dell’anno
-capire quanto incidono i costi di un reparto sulla tariffa delle camere
I PMS si compongono quindi di moduli integrabili che riguardano la gestione a 360° di:
-Vendita e distribuzione online
-Revenue Management
-Marketing e CRM
-Food & Beverage
-Contabilità & Amministrazione
L’uso di un gestionale ha cambiato radicalmente il metodo di lavoro delle strutture che lo hanno adottato, rendendo parecchie procedure più veloci e soprattutto alla mano di chiunque. La peculiarità dei PMS odierni sta nel fatto che si appoggiano quasi tutti ad un “Cloud”, ovvero una piattaforma online, fruibile e consultabile in qualsiasi momento si abbia una connessione internet.
Le caratteristiche estetiche di un PMS si caratterizzano di maschere operative semplici ed intuitive, proprio per rendere il lavoro di tutti i giorni più fluido e meno macchinoso:
Screenshot della homepage del gestionale “Fidelio Opera”.
Il property management system assiste l’addetto in albergo in ogni segmento lavorativo della giornata, partendo ovviamente da back-office e front-office, gestendo dall’inserimento automatico delle prenotazioni provenienti dal web all’invio della conferma tramite mail o SMS, dall’archiviazione automatica della corrispondenza legata a una pratica, all’invio della mail di prenotazione dei servizi ai reparti o ai fornitori esterni, fino alla gestione dei sospesi con l’inoltro delle comunicazioni e dei solleciti via posta elettronica.
Ogni PMS ha una propria maschera per un segmento molto importante da gestire in hotel, ovvero i gruppi ed eventi, che tramite la tecnologia utilizzata ne rendono la gestione meno caotica: le maschere che riguardano Meeting e Congressi consentono di gestire il calendario degli spazi destinati ad eventi e tutti i servizi ad essi collegati e le attrezzature (dotazioni tecniche e strumenti). Permette inoltre la gestione degli spazi prenotabili su fasce orari come garage, ombrelloni ed impianti sportivi.
In conclusione, un PMS è uno strumento che sta diventando sempre più fondamentale per la corretta gestione di un hotel, soprattutto perché permette di conservare in archivio tutti i dati e le informazioni che riguardano le persone, compagnie ed aziende che hanno avuto in qualche modo contatti con l’albergo.
